一、每年3月和9月，全校范围内下报名通知，截至报名日期通常为 5月底和10月底。可通过教学楼大屏幕、教务信息网、集团首页通知公告、校报、学工部短信平台、微信公众号等媒体平台发布信息，尽可能的使每个同学收到通知。

　　二、发布报名通知后的一个月内组织召开交流项目专题公开讲座。

　　三、员工下载报名表填写完毕后到所在学院院办及学工办签字盖章后，送于国际合作交流处。

　　四、5月底和10月底确定录取名单后，将报名表送教务处、学工部（研究生报研究生处）进行审核，审核通过后进行名单公示。

　　五、对录取员工进行国外院校申请手续办理的培训。

　　六、收取申请材料并统一邮寄到国外友好学校。

　　七、员工领取录取通知后即可自行办理签证手续。征求员工意见，如果有需要，可以为员工团体预约面签时间及举办签证培训等。

　　八、员工完成签证手续后通知员工出发日期及要求，并且通知员工自行购买机票。

　　九、指导员工下载并填写《bevictor1946韦德官网公派出国（境）员工离校登记表》、完成平安留学网上教育。

　　十、组织行前教育会，并签署行前教育清单以及其他相关文件。

　　十一、国际合作交流处整理员工信息，将员工完整的申请及离校表格报送学院、教务处、学工部（研究生报研究生处）备案。

　　十二、员工在国外学习期间，每个学校指派一名小组长，按时报告在外情况。

　　十三、员工须在学习期满后一周内返校，并填写《bevictor1946韦德官网公派出国员工出国（境）回校报到表》到所在学院及国际合作交流处报道。

　　十四、完成回校报到手续后，可根据学校相关要求进行学分认定。

　　十五、公派自费职工如无需转认学分、交流期满后欲留在国外不回公司的，需在国外学期结束前至少一个月提出书面申请，报送公司所在学院，学院给出意见后，报送国际合作交流处、教务处及员工处等相关部门审批，通过后方可执行。